Dans les coulisses du Hellfest

Sommaire

Cette année encore, le plus grand festival européen de musiques extrêmes confirmera son identité hors norme sur scène et autour. Mais comment fonctionne cette énorme machine côté finances, SI et ressources humaines ? Pleins feux sur les fonctions support !

Du 27 au 30 juin 2024 à Clisson (Loire-Atlantique), les 111 hectares du site du Hellfest seront remplis de festivaliers fans de métal, hard rock et punk. Et parmi eux se trouveront quelques clients et Parteamers chanceux invités par Parteam, membre du Club des Supporters du Hellfest et mécène du festival.

Depuis sa création en 2006, le Hellfest affole les compteurs : de plus en plus de groupes et d’artistes sur scène, de plus en plus de surfaces dédiées, de festivaliers, de décors, d’animations… et de budget. Pour rappel, l’édition 2023 du festival avait rassemblé sur 4 jours 240 000 festivaliers venus profiter de la programmation de plus de 180 groupes et artistes. Tout est fait pour que l’expérience vécue par les festivaliers soit globale et pas seulement musicale. Derrière l’événement se cache une véritable industrie, avec ses défis financiers, techniques et humains.

Un budget de 35 millions d’euros en 2023

Porté par une association loi de 1901, le Hellfest réussit à être quasi intégralement autofinancé. Plus de 90% de ses revenus proviennent de la billetterie, des bars, de la restauration, ainsi que de la vente des produits dérivés. Les produits phares sont les dizaines de milliers de t-shirts vendus pour chaque édition.

Plus de 200 entreprises mécènes soutiennent par ailleurs le festival. Cela se fait notamment par le biais de l’association du Club des Supporters (dont Parteam est membre), en apportant dons financiers, en nature, en compétences ou en technologie.

Quant aux subventions publiques, elles sont très faibles en regard du budget global : 34 000 € versés par la Région et le Département en 2023.

Et les bénéfices ? Ils sont en grande partie réinjectés sur le site du festival, dont l’association organisatrice Hellfest Productions est propriétaire. Chaque année, elle investit massivement dans les travaux paysagers, la voirie et des décors toujours plus spectaculaires. Objectif affiché : offrir sans cesse des nouveautés aux festivaliers, y compris dans la scénographie. Sans compter l’argent investi dans la sécurité ou l’amélioration de l’accueil et du confort du public et des artistes.

Les retombées économiques du festival – plusieurs dizaines de millions d’euros – sont bien sûr une aubaine pour Clisson et la région. Les festivaliers dépensent localement 400 à 500 € par personne en moyenne (hors prix du billet d’entrée).

Système d’information et réseaux : l’envers du décor

La mise en place du système d’information du Hellfest ne date pas d’hier. Les principaux défis à relever se situent du côté de la maintenance des infrastructures réseau, de la sécurité des systèmes et des données, autant que de l’adaptation du SI aux nouveautés intégrées chaque année.

La gestion de la billetterie en ligne est à l’image du Hellfest : hors normes. Quand on sait qu’à chaque édition du festival la totalité des billets se vend en seulement quelques heures, on se doute de la pression exercée sur le système et ceux qui en sont responsables. Pas question de voir les serveurs tomber en panne le jour J !

Il faut aussi assurer le support technique des points de vente et des dispositifs de contrôle d’accès, gérer l’application mobile des festivaliers, etc.

Afin de garantir une couverture réseau fiable pour toutes les communications effectuées durant le festival, le Hellfest s’est équipé d’un réseau 5G privé qui lui permet aussi de diffuser en live des interviews d’artistes sur sa chaîne de streaming vidéo.

Des ressources humaines colossales

Le Hellfest fait vivre 30 salariés à l’année, emploie des centaines d’intermittents du spectacle lors de l’événement et sollicite plus de 5 000 bénévoles. Des effectifs qui nécessitent une organisation particulièrement bien huilée. Aussi bien dans les mois qui précèdent l’événement, que pendant les 4 jours d’hyper activité, qu’après le départ des festivaliers et des artistes.

Même si de très nombreux bénévoles sont présents depuis des années et connaissent parfaitement leurs missions, il y a un gros travail de sélection, formation et supervision à mener. Faire partie de l’équipe organisatrice, y compris de façon temporaire et gratuite, enthousiasme. Le Hellfest n’est jamais en manque de fans motivés prêts à investir temps et énergie pour s’occuper de l’accueil, de la sécurité, des bars, du parking ou des navettes. Preuve que ce festival est aussi une aventure humaine XXL !

Un bénévole pas comme les autres…

Parmi les 5000 bénévoles du festival, il y a une équipe particulière : 60 personnes dévouées aux 700 festivaliers en situation de handicap ou mobilité réduite et à leurs 600 accompagnants.

Et au sein de cette équipe, Philippe Lima amène, en plus de son bénévolat, la technologie de sa société Waryme.

C’est une offre pour la sécurité conçue pour tout type d’environnement, même les plus extrêmes, même celui d’un festival de musique extrême !

  • Les talkie-walkie quand les basses résonnent et rendent impossible les échanges, on oublie…
  • Les messagerie grand public quand le réseau est sursollicité et que la confidentialité est clé, on oublie…

Les ressources humaines jouent également un rôle central dans le succès du 4.0. Les solutions déployées doivent être maîtrisées par les collaborateurs, soulignant l’importance de la montée en compétences, de l’expertise et de l’expérience. La technologie, aussi puissante et performante soit elle, ne peut être exploitée pleinement que si l’ensemble des acteurs internes impliqués comprennent et adaptent leurs processus en conséquence.

– Les applis gourmande en batterie quand il faut être au plus près des festivaliers mais loin des prises de courant, on oublie…

Ainsi chacun des 60 bénévoles dispose sur son smartphone de la technologie Waryme pour que les personnes en situation de mobilité réduite (PMR) ou de handicap (PSH) puissent vivre le meilleur festival en toute sécurité.

Waryme coordonne les équipes en groupes hiérarchisés, en zones sur un festival de plus de 111 hectares. Des messages prédéfinis garantissent la réactivité (il s’en est échangé plus de 1500 lors de la dernière édition). Et quand il y a urgence, elle permet de déclencher un SOS.

Grande Nouveauté 2024 – Waryme déploie ses « ailes protectrices » pour TOUS les festivaliers avec l’application HellCare (disponible pour IOS et Android).

(sur la base de l’interview de Philippe LIMA – Directeur Général de Waryme)

Le saviez-vous ?

Le Hellfest en quelques (gros) chiffres :

  • Le pic d’affluence : 60 000 festivaliers sur une journée (soit 8 fois la population de Clisson)
  • Le nombre de scènes : 6 où se produiront plus de 200 groupes 
  • Le nombre de litres de bière consommés  : 450 000
  • Le plus gros cachet versé : 3 millions d’euros pour Metallica

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