Fonctions support, les héros discrets du confinement

Sébastien Thouvenin

Publié le 6 Déc 2021

Sommaire

C’est notamment grâce aux métiers de l’ombre, administratifs, informaticiens, financiers que les entreprises ont pu faire face à la crise du Covid-19.

Il a fallu s’organiser, vite, et adapter process, outils, méthodes. Et si la période de confinement avait révélé le rôle indispensable des fonctions support dans nos entreprises ? 

Services financiers, IT, RH... : rouages indispensables de l’entreprise

La crise du Covid-19 a mis en lumière de nouveaux héros : ceux qui, visage masqué, ont continué à se rendre “au front” alors que nous restions confinés chez nous : soignants, employés de supermarché, postiers, éboueurs, agriculteurs… Et chaque jour les balcons retentissaient d’applaudissements pour remercier le personnel médical.
 

Mais pour maintenir autant que possible l’activité des entreprises, mettre en place le télétravail, adapter les chaînes logistiques, faire en sorte que chacun soit payé en fin de mois, des héros de l’ombre ont également oeuvré, en silence.

Des DAF qui ont dû revoir leurs priorités

Il faudrait applaudir les services administratifs et financiers, qui ont remué ciel et terre pour obtenir des aides et financements comme le PGE, négocier un découvert bancaire, piloter la trésorerie de l’entreprise, rogner sur les coûts. 
 
Aurélie Perraud-Vallée, CFO du groupe Magnicity , explique sa situation dans les Echos : 
« Nous avons mis en place des reportings de trésorerie pour chaque site et regardé en détail nos frais fixes et les dépenses que nous pouvions réduire. Nous devons faire autrement pour dépenser moins : c’est un vrai changement de culture, rapide, pour un groupe qui n’avait jusqu’à présent jamais fait face à des tensions de trésorerie ».

Les DRH face au chômage partiel et au télétravail

Il faudrait aussi applaudir les directions des ressources humaines, qui ont du gérer en urgence les déclarations d’activité partielle, les arrêts de travail pour garde d’enfant, dialoguer avec l’expert comptable pour l’établissement des bulletins de salaire de mars et d’avril. Alors que les logiciels n’étaient pas prêts pour cette situation, que les services de déclaration en ligne buguaient, et que les consignes changeaient tous les jours.
 
Il leur a fallu jongler avec les congés, les RTT, les différents dispositifs, mais aussi assurer la santé et la sécurité des salariés en télétravail, penser formation, prévention, communication interne et bien-être des collaborateurs. Tout cela dans le respect du code du travail : un vrai challenge !

Et comment ne pas parler des DSI ?

Habituellement, la DSI, c’est une boîte noire : personne ne sait vraiment ce qu’ils font dans l’entreprise.
 
Ce sont les gars qui installent les postes informatique pour les nouveaux arrivants, ceux que l’on appelle quand on a un problème d’internet ou d’imprimante. 
 
 
Dans l’imaginaire collectif, le service informatique, c’est un peu ça.

Et tout à coup, on s’est rendu compte à quel point ils étaient indispensables. 
Il a fallu organiser le télétravail pour toute l’entreprise, en quelques jours : mise en place d’un tunnel VPN, configuration d’applications de travail collaboratif, sécurisation du réseau…
 
Comme l’explique Laure Closier dans cette chronique “Happy Boulot” pour BFM Business : « Les rapports entre les salariés et leurs services informatiques ne seront plus les mêmes. Le technicien de maintenance est devenu le collègue préféré des français ! »
 
D’une manière générale, on s’en est (enfin !) rendu compte que les systèmes d’information sont un actif majeur de l’entreprise. C’est le socle qui fait fonctionner tout le reste : finances, RH, production, ventes… 
On peut donc espérer que le confinement va redorer le blason des DSI et leur donner une place bien méritée dans la chaîne de décision.

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Vers une revalorisation des fonctions support ?

Le confinement aura peut-être cette vertu : rappeler que les fonctions support ne sont pas que des centres de coût. Ils sont aussi créateurs de valeur, et sans eux, l’entreprise ne tourne plus. Chez Parteam, c’est une de nos convictions très fortes, c’est même notre mission : accélérer la création de valeur de vos fonctions corporate.
 
Alors qu’on les menace sans cesse d’ubérisation, de robotisation, il faut revaloriser ces métiers. Les salariés des RH, des finances, de l’IT sont la colonne vertébrale de l’entreprise. Ils doivent être considérés, bien outillés, et écoutés. DSI, DAF et DRH doivent être inclus dans toutes les prises de décision stratégique, au même titre que les directions commerciales, marketing et opérationnelles.
 

Ils doivent aussi apprendre à mieux travailler ensemble sur des projets transversaux et stratégiques : organisation interne, optimisation des processus de l’entreprise, circulation des données, choix des logiciels…

La digitalisation des fonctions support, une nécessité

Le confinement a joué un rôle de révélateur : comme traiter la facturation en télétravail si on continue à tout classer dans des armoires ? Peut-on encore se passer du bulletin de salaire électronique ? Est-il encore possible, en 2020, de ne pas avoir accès à ses emails professionnels à distance ? 
 
Il est donc nécessaire d’accélérer la digitalisation des fonctions support.
 
C’est donc le bon moment pour prendre du recul sur votre organisation, vos process, et mettre au point un plan de transformation de vos services support. C’est ce qui permettra à votre entreprise de rester compétitive et de s’adapter plus efficacement aux prochains bouleversements et à la gestion de l’après-crise.
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